مقدمه
کامپیوتر در بدو امر بخاطر انجام عملیات محاسباتی اختراع شد و مخترعان آن فکر نمی‌کردند که روزی کاربردهای اداری آن بسیار بیشتر از کاربردهای محاسباتی و علمی بشود. اما امروزه با توجه به گسترش شبکه‌های محلی و شبکه جهانی اینترنت، در تمام کشورهای پیشرفته دنیا، کامپیوتر جزء غیر قابل حذف میز هر کارمندی شده است. مزایای استفاده از سیستم‌های کامپیوتری و شبکه‌های محلی امری است که برای تمام مدیران موفق ثابت شده است. این مسئله راه خود را به کشورهای در حال توسعه و توسعه نیافته نیز باز کرده است و هر کجا مدیری به دنبال پیشرفت سازمانش است یکی از اولین مواردی که احساس نیاز می‌کند استفاده از تکنولوژی کامپیوتر و اتوماسیون کردن نظام اداری، مالی و سازمانی زیر نظرش می‌باشد. اما در سال‌های اخیر با گسترش روز‌افزون شبکه اینترنت و کاربرد آن در سطح جهان، استفاده از آن نیز مورد توجه بسیاری از مدیران قرار گرفته است. شبکه اینترنت به دنبال خود نوع جدید از تکنولوژی ارائه می‌کند که می‌تواند حتی فرهنگ یک سازمان را تغییر بدهد. یکی از تغییرات اساسی این فرهنگ را می‌توان فرهنگ “مدیریت نزدیک از راه ‌دور” نام برد. در این نوع مدیریت هر چند ممکن است فاصله فیزیکی مدیر از زیر دستانشان صد‌‌ها و یا هزارها برابر شده باشد، ولی فاصله معنوی و تاثیرگذاری بسیار نزدیک شده است (در واقع به نزدیک صفحه کامپیوتر شخص). ما در اینجا به چند نمونه از کاربردهای این سیستم‌ها در سازمان‌ها اشاره خواهیم کرد و در ادامه گسترش شبکه‌های محلی به اینترنت و مزایای آن را شرح خواهیم داد.

دفتر بدون کاغذ

اگر پنجاه سال پیش به یکی از بروکرات‌های پشت میز نشین گفته می‌شد که روزی کاربرد کاغذ در ادارات منسوخ خواهد شد، حتماً به ما می‌خندید. اما امروزه این امر به وقوع پیوسته است و گردش کاغذ در ادارات با مدارک الکترونیکی جایگزین شده است. ما نخست نگاهی به ساختار و اجزای این سیستم می‌اندازیم.

در هر اداره‌ای واحد دبیرخانه بعنوان تنها دروازه مجاز برای ورود و خروج نامه‌های اداری شناخته شده است. این واحد وظیفه دارد که نامه‌های رسیده را شماره‌گذاری نموده و به بخش‌های مربوطه ارسال نماید. همچنین می‌بایست نامه‌ های که برای ارسال مشخص شده‌اند را شماره کرده و به خارج از سازمان ارسال نماید. از دیگر وظایف این بخش ابلاغ بخش‌نامه‌های داخلی و نامه‌های داخل سازمانی است. پس از دبیرخانه، مدیران بخش‌ها هستند که نامه‌های مربوط به بخش خود را دریافت می‌کنند و با توجه به موضوع و متن نامه و نیروی کار تحت فرمانشان نامه را به یکی از زیردستانشان ارسال می‌نمایند. مدیر باید بتواند در مواقع مختلف وضعیت رسیدگی به این نامه و جواب نامه‌ها را نیز کنترل کند. این روال بر اساس چارت‌سازمانی می‌تواند به دفعات تکرار شود. فرضً اگر نامه‌ای برای مدیرعامل شرکت فرستاده شده باشد که یک سیستم مالی کامپیوتری جدید را معرفی می‌کند، این مدیر آن را پاراف کرده و برای معاونت فنی و معاونت مالی/اداری خود ارسال می‌نماید. معاونت فنی این نامه را به مدیر بخش کامپیوتر ارسال می‌نماید و مدیر بخش کامپیوتر ممکن است این نامه را به مشاور فنی خود ارجاع بدهد. معاونت مالی/اداری نیز این نامه را به مدیر حسابداری ارجاع می‌دهد و مدیر حسابداری نیز این نامه را به یکی از کارمندانش که با سیستم‌های مالی کامپیوتری آشناست ارجاع می‌دهد. در نهایت نامه در روی میز فرد مورد نظر قرار می‌گیرد و این فرد براساس موضوع نامه باید با آن برخورد کند.این نمونه ای ساده از سیستمی است که هر روز در سازمانها مورد استفاده قرار می‌گیرد. به سادگی می‌توان حجم نامه‌ها و کاغذهایی که برای چنین مورد کوچکی استفاده شده است در نظر گرفت. در پایان عملیات پرونده‌ای که برای این نامه تشکیل شده است حداقل بیش از ده برگ کاغذ را در بر می گیرد. حال در نظر بگیرید که این نمونه قدری پیچیده‌تر باشد فرض كنيد مدیر عامل در میانه کار درخواست تسریع در روند تصمیم‌گیری را بنماید و بخش تدارکات درخواست مناقصه برای خرید نماید. به سادگی شما پرونده‌های قطور با بیش از صد برگ کاغذ تشکیل خواهید داد.

حال بیایید نگاهی به مزایای مکانیزه کردن این سیستم با استفاده از شبکه‌محلی و شبکه اینترنت بنماییم:

تسریع در وقت

بدون شک در صورتی که این عملیات مکانیزه شود و به صورت الکترونیکی در آید، باعث سرعت بخشیدن در ارسال نامه‌ها به افراد و دریافت آنها می‌شود.

بایگانی کوچک

برای نگه‌داری بایگانی‌های کاغذی معمولاً سازمان‌ها مجبور به ایجاد فضائی بزرگ می‌شوند که باید از نظر ایمنی نیز ضریب بالائی داشته باشد. در صورتی که در سیستم‌های کامپیوتری این بایگانی بسیار کوچک خواهد شد، بعنوان مثال واقعی بایگانی سازمان شیلات کشور سالانه بر روی پنج CD ذخیره می‌شود که به راحتی در یک کشو قرار می‌گیرد. در حالی که بایگانی کاغذی این سیستم شامل بیش از صد هزار برگ کاغذ می‌باشد که برای نگه‌داری آن حداقل ۲۵ متر مربع فضا احتیاج می‌باشد.

کپی برداری از بایگانی

با سیستم دستی هر گونه کپی برداری از بایگانی، یک عمل بسیار وقت‌گیر و حجیم می‌باشد که معمولاً هیچ سازمانی چنین کاری را انجام نمی‌دهد. این مسئله باعث می‌شود که بایگانی‌ها به مکان بسیار حساسی تبدیل شوند اگر بر اثر یک واقعه غیر قابل پیشبینی مانند جنگ، سیل، آتش‌سوزی یا زلزله از دست بروند ضایعه جبران ناپذیری به سازمان وارد می‌کند.

پیگیری راحت

با مکانیزه کردن این سیستم به راحتی هر مدیری می‌تواند ساختار زیر مجموعه خود را کنترل نماید و پاسخ‌گوئی به نامه‌ها و درخواست‌ها را بدون اینکه از پشت میز بلند شود پیگیری نماید. وضعیت نامه، این که تا بحال توسط چه اشخاصی با چه سمت‌هایی مشاهده شده‌اند و در حال حاضر نامه و رونوشت‌های آن در دست چه کسانی می‌باشد را می‌توان در سیستم‌های مکانیزه مشاهده کرد.

جستجوی آسان

حافظه انسان ظرفیت محدودی دارد و هیچ کارمندی نمی‌تواند تمامی حجم نامه‌هایی که در طول سال از زیر دستش عبور می‌کند را بخاطر بسپارد بنابراین اگر روزی لازم باشد به دنبال نامه‌ای خاص بگردد، باید کل حجم نامه‌های مربوط به خود یا بخش خود را مرور کند که در اکثر مواقع کاری طولانی و وقت گیر می‌باشد. اما در سیستم‌های اتوماسیون اداری این کار در کسری از دقیقه قابل انجام می‌باشد و این یکی از مزایای اصلی این سیستم‌ها نسبت به سیستم‌های قدیمی می‌باشد.

امنیت اسناد طبقه‌بندی شده

هر سازمان مطابق چارت سازمانی خود دارای یک سلسله حقوق دسترسی به اسناد، مدارک و نامه‌های خود دارد. اما از آنجا که این اسناد به صورت کاغذی می‌باشند، بسیار اتفاق می‌افتد که توسط شخص و یا اشخاصی که صلاحیت آن را ندارند دیده شوند. در سیستم‌ اتوماسیون اداری این مشکل نیز حل شده است و هر فرد بر اساس طبقه بندی و حقوق دسترسی خود، تنها قادر است اسناد مربوط به خود را مشاهده کند.

امنیت شغلی

در اکثر سازمان‌ها از آنجا که نامه‌رسان داخلی موجود نیست، وظیفه درخواست‌کننده می‌باشد که نامه درخواستش را به بخش مربوط برده و پیگیر‌های لازم را انجام دهد. اما با مکانیزه کردن این سیستم عمل نامه‌رسانی را سیستم کامپیوتری انجام می‌دهد. این مسئله باعث می‌شود که برخورد درخواست‌کننده با کارمندی که این کار را انجام می‌دهد کمتر شود و مسائلی مانند رشوه‌دادن و مواردی از این قبیل جائی برای ظهور در چنین سیستم‌هایی ندارند.

امنیت نامه

در سازمان‌ها یکی از مشکلاتی که موجود می‌باشد مسئله مفقود شدن نامه و دریافت نشدن آن توسط شخص مربوطه می‌باشد. از آنجایی که هیچ راهی برای بازخورد گرفتن از شخص نیز پیش بینی نشده است مسئله مفقود شدن نامه تا زمانی که مشکلی در سیستم به وجود نیاورد مشخص نمی‌شود. اما در سیستم‌های مکانیزه نه تنها این مسئله حل شده است بلکه راه حل گرفتن بازخورد نیز پیش‌بینی شده است و بر اساس این پیش‌بینی شخصی که نامه‌ را برای شخص دیگر ارسال می‌کند می‌تواند از مشاهده شدن نامه توسط آن شخص یا اشخاص و همچنین زمان مشاهده آن آگاه شود. به این ترتیب نه تنها از رسیدن نامه به مقصد مطلع می‌شود بلکه از زمان دقیق مشاهده آن نیز مطلع خواهید شد.

پیگیری کار بدون حضور فیزیکی

در برخی مواقع، که شخصی در ماموریت یا مرخصی باشد. در این مواقع حجمی عظیم از نامه‌ها جمع می‌شوند که منتظر دستور یا پیگیری شخص می‌باشند. در صورتی که سیستم مبتنی بر اینترنت باشد، این شخص می‌تواند از هر کجائی که هست با ارتباط برقرار کردن بوسیله اینترنت به نامه‌ها پاسخ بدهد و یا آنها را به افراد دیگری ارجاع بدهد.

مشخص کردن جانشین

در بعضی از سازمان‌ها هر فردی که به ماموریت یا مرخصی می‌رود یک شخص جانشین دارد. در سیستم‌های دستی اگر دبیرخانه بخواهد از این موضوع اطلاع پیدا کند خود به چندین مورد نامه‌نگاری احتیاج می‌‌یابد ولی در سیستم مکانیزه این کار به راحتی و در کسری از دقیقه قابل اجرا می‌شود.

دسترسی آسان

در سیستم‌های کاغذی، اگر پرونده از نزد شخص به بایگانی ارسال می‌شد هر گونه دسترسی به آن رفتن به بایگانی، درخواست دسترسی به اطلاعات، جستجو در بایگانی و یافتن آن را لازم می‌داشت در صورتی که در سیستم‌ مکانیزه این کار را می‌توان به سهولت و در کمتر از یک دقیقه انجام داد.

باقیماندن سند به صورت اصلی

در سیستم‌های دستی هنگامی که نامه‌ای وارد سازمان می‌شد یا در داخل سازمان ایجاد می‌شد، هر شخص گیرنده بنا بر موقعیت و وظیفه خود ممکن بود نامه را پاراف بکند در صورتی که چنین نامه‌ای مدتی در سازمان در حال گردش بین بخش‌های مختلف باشد در پایان به صورت کاغذی در آمده است که در هر گوشه آن شخصی با یک رنگ دستوری یا نظری را نوشته است. بعد از مدتی نامه به گونه‌ای در خواهد آمد که حتی صادر کننده آن هم به سختی آن را خواهد شناخت. اما در سیستم‌ مکانیزه به سندیت نامه اصلی هیچ خدشه‌ای وارد نمی‌شود و دستورها و یا پاراف‌ها به نامه ضمیمه می‌شوند. در این سیستم‌ها ترتیب دستورها و یا پاراف‌ها مشخص است. و به دلیل استفاده از تایپ کامپیوتری همه آنها خوانا می‌باشند و مشکلات جانبی نخواهند داشت.

رونوشت بدون هزینه

خیلی از مواقع لازم می‌شود رونوشت نامه‌ای به چندین بخش ارسال گردد. در این صورت باید از نامه به همراه پیوست‌هایش کپی گرفته شود و سپس کپی‌ها برابر اصل شوند و در نهایت به بخش‌های مربوطه ارجاع شوند. در صورتی که جوابی از چنین نامه‌ای نیاز باشد، باید کپی‌ها جمع‌آوری شود و سپس با اصل مطابقت داده شوند و نتایج نیز به نامه اصلی منتقل شود. این عمل که ممکن است بسیار وقت گیر و بعضاً برای سازمان‌های همراه با هزینه باشد در سیستم‌های کامپیوتری به راحتی و بدون هیچ هزینه‌ای قابل دسترس می‌باشد.

پیگیری اتوماتیک

در خیلی از مواقع پاسخ‌گوئی به یک نامه باید در زمان مشخصی انجام شود. این مسئله باعث می‌شود که شخص به یک سیستم اخطار نیاز داشته باشد که اولویت‌های رسیدگی به نامه‌ها را مشخص کند و همچنین حداکثر زمانی که برای پاسخ‌گوئی به آن احتیاج می‌باشد را تعیین کند. در سیستم‌های اتوماتیک این کار به راحتی قابل انجام است.

گزارشات آماری

امکان دسترسی به گزارشات آماری معمولاً در کمتر سیستم دبیرخانه‌ دستی مشاهده می‌شود اما در سیستم‌های مکانیزه شده این امکان فراهم می‌باشد و یک مدیر خوب به راحتی و بر اساس ترافیک نامه‌های دریافتی و ارسالی هر بخش می‌تواند نسبت به گسترش و یا کوچک کردن آن بخش تصمیم گیرد.

زنجیر نامه‌ها

نامه‌های اداری معمولاً به صورت زنجیره ای از نامه‌های عطف و پیرو می‌باشند در سیستم‌های مکانیزه به راحتی این زنجیر قابل مشاهده می‌باشد و می‌توان در آن حرکت کرد. اما در سیستم‌های دستی برای اینکار نیاز به جمع‌آوری اطلاعات از بخش‌های مختلف سازمان از جمله دبیرخانه و بایگانی سازمان است که می‌تواند پروسه بسیار طولانی باشد.

فرم‌های قابل جایگزین

در هر سازمانی برای مکاتبات اداری تعدادی فرم مشخص و از پیش تعیین شده وجود دارد. در سیستم‌های دستی کوچک‌ترین تغییری در این فرم‌ها پر هزینه است. و برای آن باید از فرم‌های باقیمانده از آن نوع را باطله اعلام کرد و نسبت به چاپ فرم‌های جدید اقدام نمود. این هزینه‌ها باعث می‌شوند که کمتر مدیری در این مورد اقدام کند. بنابراین معمولاً شما با فرم‌هایی برخورد می‌کنید که مدت‌ها از زمان طراحی آن گذشته و اصلاً با نیاز روز مطابق نیست. اما این کار در سیستم‌های مکانیزه بسیار کم هزینه‌تر می‌باشد و برای مدیران تعویض فرم خیلی راحت و بهینه است.

پاسخ‌گوئی به مراجعین

هر سازمانی آرزوی آن را دارد که به بهترین وجه پاسخ‌گوی مراجع خود باشد ولی معمولاً برای اینکار نه فرصت و نه فضای لازم را دارا می‌باشند. اما با استفاده از چنین سیستمی که بر روی اینترنت می باشد مراجع می‌تواند بدون حضور در محل از پیش‌رفت کار خود آگاه شود.

مدیریت نامه‌ها

معمولاً هر مدیر باید بگونه‌ای اولویت نامه و یا کار درخواستی را مشخص کند نظام دستی در این مورد راه‌کارهای زیاد مناسبی ارائه نکرده است در صورتی که در سیستم‌های مکانیزه به راحتی می‌توان اولویت‌بندی نامه را مشخص نمود و حتی مدیریت در هر بخش می‌تواند به طور جداگانه بر روی آن نامه اولویت‌بندی بکند.

اتصال به سیستم‌های رایانه‌ای دیگر

بسیاری از نامه‌های اداری در نهایت تاثیراتی در سیستم‌های دیگر می‌گذارند بعنوان مثال یک درخواست مرخصی بر سیستم حقوق تاثیر می‌گذارد و یک فاکتور خرید در سیستم انبار تاثیر خواهد گذشت و یک گزارش هزینه بر روی سیستم حسابداری تاثیر خواهد گذاشت. بنابراین مشاهده می‌شود که در صورت یک پارچه بودن سیستم مکانیزه این تاثیرات به راحتی قابل اجرا در سیستم می‌باشد.

در دسترس بودن

امروزه به جرائت می‌توان گفت که در هر کجای دنیا که باشید می‌توانید اتصالی به اینترنت پیدا کنید. بنابراین در صورت استفاده از سیستم‌ اتوماسیون اداری بدون کاغذ هیچ یک از کارمندان شما خارج از دسترس شما نیست و شما به راحتی می‌توانید بخش‌نامه یا دستوری را به مامور خریدتان که در کشور دیگری است ارسال کنید و یا از او قیمت‌ها و مشخصات ماشین‌آلات مورد نیازتان را درخواست کنید. در حال حاضر در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های خارجی چنین سیستم‌هایی در حال کار می‌باشد به گونه‌ای که شما بر روی کارت ویزیت اکثر افراد حتی قبل از شماره تلفن آنها آدرس E-mail شان را مشاهده می‌کنید. در ایران نیز سابقه این کار موجود است و سازمان‌های مانند استانداری آذربایجانی شرقی و یا سازمان شیلات بیش از ۱۰ سال می‌باشد که از سیستم‌های اتوماسیون اداری بدون کاغذ استفاده می‌کنند.

سیستم‌ اتوماسیون اداری بدون کاغذ مورد توجه افراد زیادی می‌باشد زیرا برای هر کس مزایای خاص خود را دارا می‌باشد:

مدیران

مدیران گروهی هستند که بیشترین منفعت را از این سیستم‌ها می‌برند زیرا:

- پیگیری کارها و نامه بسیار ساده می‌شود.

- نیاز به حضور در محل ندارند.

- گزارشات آماری و تخصصی زیادی برایش ایجاد می‌شود.

 کارمندان

گروه دیگری که از این سیستم منفعت خواهند برد، کارمندان سازمان می‌باشند، زیرا:

- مدیریت بر افراد و زمان‌های آنها راحت‌تر می‌شود.

- پاسخ‌گوئی به نامه‌ها بسیار ساده خواهد شد.

- جستجو و دسترسی به اطلاعات به راحتی امکان پذیر است.

- حتی از خارج از محیط کار نیز می‌توانند به کارهایشان رسیدگی کنند.

- کپی برداری و رونوشت برداری به راحتی و بدون هزینه می‌باشد.

مشتریان

از دیگر کسانی که از این سیستم منفعت می‌برند مشتریان و یا به طور کلی مراجعه‌کنندگان به آن سازمان می‌باشند. زیرا:

- عدم مراجعه شخصی ارباب رجوع: در هر لحظه می‌تواند از پیشرفت کارش آگاه شود.

کارمندان بایگانی و دبیرخانه

 بدون شک بیشترین تاثیر این کار در بخش دبیرخانه و بایگانی سازمان می‌باشد.زیرا:

-  بایگانی بسیار کم حجم می‌شود.

- نیاز به دوندگی در سازمان و برخورد با کارمندان را ندارد.

- خیلی از کارهای سنتی دبیرخانه مانند شماره‌گذاری نامه‌ها به طور اتوماتیک انجام می‌شود.

- کارهایی مانند دیجیتالی کردن نامه‌های دریافتی و یا چاپ کردن از نامه‌ارسالی به کارهای دبیرخانه اضافه خواهد شد.

شاید این مسئله کمی اغراق‌آمیز بیاید ولی با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بدون کاغذ شما در مصرف کاغذ صرفه‌جوئی بسیاری انجام داده‌اید که خود این باعث قطع کمتر درختان و از بین نرفتن محیط زیست می‌شود.

در صورتی که بخواهیم از تمامی قابلیت‌های ذکر شده استفاده شود می‌بایست سیستم اتوماسیون جامع اداری بدون کاغذ مطابق نیاز سازمان طراحی و پیاده‌سازی گردد.

تهیه کننده: علی حسنی فرد کتیران مدیر بخش IT شرکت پروفیل اراک