CMS سیستمی است که برای مدیریت محتوای یک وبسایت استفاده می شود. هر CMS متشکل از دو قسمت است:

 1-برنامه مدیریت محتوا (CMA): برای مدیر یا نویسنده مطالب امکان مدیریت، بروز رسانی  و حذف مطلب را از یک وبسایت بدون نیاز به مهارت برنامه نویسی فراهم می کند.

 2- برنامه ارائه ی محتوا (CDA): از اطلاعاتی که تهیه شده برای به روزرسانی وبسایت استفاده می کند.

 CMS های مختلف دارای قابلیتهای متفاوتی هستند، ولی امکاناتی نظیر انتشار در وب، مدیریت قالب، کنترل نسخه، نمایه سازی(Indexing)، جستجو(Search) و بازیابی(Retrieve) در اکثر آنها مشترک هستند.

امکان انتشار در وب به افراد اجازه می دهد تا با استفاده از یک قالب یا مجموعه ای از قالب های مورد تایید سازمان، به راحتی محتوای وب را تولید یا بروزرسانی نمایند. قابلیت مدیریت قالب به اسنادی مانند اسناد الکترونیکی یا برگه های اسکن شده اجازه می دهد تا به شکل HTML یا pdf در وبسایتها استفاده شوند. قابلیت کنترل نسخه این امکان را فراهم می سازد تا محتوای سایت به یک نسخه جدیدتر یا قدیمی تر به روزرسانی شود. همچنین تمام تغییرات انجام شده بر روی فایل ها توسط افراد از طریق این امکان قابل پیگیری میباشد. CMS قادر به نمایه سازی تمام داده های یک سازمان میباشد بنابراین افراد با استفاده از کلمات کلیدی در میان داده ها جستجو می کنند سیستم CMS بر مبنای نمایه های ثبت شده نتایج را به سرعت بازیابی می کند.

 CMS ابزارهایی را نیز جهت استفاده در تجارت یک- به- یک فراهم مینماید. تجارت یک- به- یک توانایی یک سایت در ارائه محتوا و تبلیغات با توجه به ویژگی های کاربر است این امر با استفاده از اطلاعات به دست آمده که  توسط خود کاربر ارائه شده یا از سایت به واسطه ی الگوی دنباله صفحات مورد جستجوی کاربر بدست آمده، امکان پذیر می باشد. به عنوان مثال، اگر شما در یک موتور جستجو کلمه ی دوربین دیجیتال را جستجو نمایید، بنر تبلیغاتی مشاغلی را که دوربین دیجیتال می فروشند نمایش می دهد نه مشاغلی که محصولات باغبانی می فروشند.

دو عامل باید قبل از انتخاب یک CMS توسط سازمانها مورد توجه قرار گرفته شود:

1- اندازه ی پراکندگی جغرافیایی سازمانها خصوصاً برای سازمان های گسترده در چند کشور،  برآورده سازی نیازها توسط یک CMS کار بسیار دشواری می باشد.

2- تنوع فرم های داده الکترونیکی: اگر یک سازمان از اسناد متنی، گرافیکی، ویدئویی، صوتی و نمودارها برای انتقال اطلاعات استفاده می کند، برای مدیریت چنین محتوایی CMS پاسخگوی نیازهای سازمان نمی باشد.

بر گرفته از سایت http://searchsoa.techtarget.com/definition/content-management-system